一、《研究生管理系统》中学位档案信息录入

登陆并完成《研究生管理系统》中有关信息录入。

1、登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）

例如：

材料名称	形成时间	份数	页数	备注
博士、硕士学位论文 答辩申请书	2022.05	1	4

页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

其中，形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；份数为同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；论文页数填写论文总页数。信息填写完毕后，点击提交按钮。
表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号.

 

二、打印学位档案（JX1213）卷内目录、整理档案
选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

1. 本次上交材料数量要求：

（1）归档文件材料1份

2、文件材料的整理与立卷

原则：归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。

具体整理与立卷步骤如下：

（一） 打印卷内目录：在自己的系统中打印。

（二）文件组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

（三）排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

（四）编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

（五）填写卷内备考表：学院统一发放按顺序附最后一页即可,不用编号.

（六）填写卷皮：学院统一发放

案卷题名：山东大学 2021-2022学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

归档单位：HG体育有限公司官网

起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.09-2022.06

页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号  

装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

3、文件材料的规格与质量

（一） 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

（二） 归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

（三） 归档文件材料应统一规格。

4.需要检查的内容（见下表）

	序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列
	3	标号是否正确	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致
	5	最后一页是否为备考表	备考表立卷时间填写：2022.6.30
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生及其导师亲笔签名的正本
	2	用笔及书写是否符合要求	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3	归档论文是否提交	1本胶装论文与归档材料同时提交
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学 2021-2022学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：药学院
	3	起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.09-2022.06
	4	页号：论文首页右下角铅笔编的流水号
装 订 部 分	1	除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好；
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好	一般20页左右一个棱

三、整理学籍档案

1. 本次上交材料数量要求：

（1）研究生学籍卡、成绩单（中英）、审批表

2、文件材料的整理与立卷

具体整理与立卷步骤如下：

排序：按照研究生学籍卡、成绩单（中英）、审批表顺序排序；

提交时间及方式：

档案整理好后，与学位服一起，于2022年6月22日上午9：00-11：00交至研究生秘书处（综合楼112）

特别提示:

1、学位档案中一式两份的材料只放一份（如在职资格审核简况表及学位审批书（或专业学位申请书）成绩单．）

2、在职人员人事档案存放材料：硕士：报名资格审核简况表（资格审查结束时已返还）、学位审批书（专业申请书）、成绩单各一份；  博士：专业申请书、学业成绩考核表各一份，递交所在单位人事部门进行归档。

3、请检查各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批表中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。所有盖章签名处有无缺漏。